Example Office Manager Job Description 1521590
Gratis kontorchef jobbeskrivelse. En kontorchef er en professionel, der overvåger kontordrift og -procedurer. Dette omfatter design, evaluering, implementeringsplanlægning og vedligeholdelse af den måde, arbejdet udføres på i en organisation.
Formålet med dette er at fastholde og forbedre produktiviteten på arbejdspladsen. En kontorchef praktiserer kontorledelse.
Gratis anbefalingsbreve Temp...Aktiver venligst JavaScript
Gratis skabeloner til anbefalingEn kontorchef omtales nogle gange som en forretningskontorchef, medicinsk kontorchef eller frontofficechef.
Andre gange som administrativ leder og driftsleder.
Kontorledere bør have en stor forståelse for den daglige drift.
fødselsdagsgave til kone, der har alt
Hvad er en Office Manager?
En kontorchef er en professionel, der overvåger arbejdsmiljøet. Denne professionelle kunne føre tilsyn med en større gruppe gejstlige medarbejdere. Hvem administrerer alt fra leverandørforhold, kontorartikler til den generelle moral på kontoret.
De kan findes i en række forskellige arbejdsmiljøer. Fra lægekontorer til byggevirksomheder. Og har pligter, der ændrer sig afhængigt af det miljø, de er i.
Kontorchefen kunne føre tilsyn med enten receptionspersonale, kontorpersonale eller administrative assistenter. Det betyder, at en kontorchef skal have en vis praktisk viden om, hvordan man leder andre medarbejdere, motiverer dem, og hvordan man sporer deres arbejde.
Kontorledere kan rapportere til højtstående personale eller andet kontorpersonale. Og bliver ofte bedømt på deres evne til at opretholde kontormoral, forsyninger og til at føre tilsyn med et årligt budget.
De rapporterer ofte til:
- Chief Operating Officer (COO)
- administrerende direktør (CEO)
Kontorchef Gennemsnitsløn
Den gennemsnitlige løn for en kontorchef er alt fra .000 om året til .000 om året.
Dette kan variere meget afhængigt af hvilken type virksomhed kontorchefen er en del af. Og deres erfaringsniveauer.
Oftest aflønnes denne stilling på årsbasis som en del af en løn. I stedet for hver time.
Påkrævet træning, uddannelse og certificeringer
Mange kontorchefer kræver ikke nogen form for formel uddannelse for at komme ind i feltet.
257 engel nummer
En bachelorgrad eller associeret grad i marketing, kommunikation eller virksomhedsledelse er et stærkt plus.
On-the-job træning gives normalt til kontorchefer i løbet af deres første par uger på jobbet. Træning inkluderer en gennemgang af kontormiljøet, fremvisning af leverandørrelationer og sikring af, at lederen har alt, hvad de behøver for at få succes som en succesfuld kontorchef.
Der kræves ingen certificeringer til denne stilling. Selvom en høj grad af tekniske færdigheder og sprogfærdigheder kan være meget nyttige.
Nødvendige færdigheder af en kontorchef
En kontorchef skal have følgende færdigheder:
- Beslutningsevner.
- Detaljeorienteret.
- Evne til at håndtere konflikter.
- Skriftlige kommunikationsevner.
- Budgettering færdigheder.
- Dataindtastningsfærdigheder.
- Og multi-taking-kapaciteter.
En topkontorchef er en, der kan eksekvere. Og koordinere administrative opgaver samtidig med at du er en holdspiller.
Der kræves fremragende tidsstyringsevner blandt de bedste fagfolk.
Kontorchef Jobbeskrivelse Eksempel
Nedenfor er et eksempel på jobbeskrivelse for en kontorchef. Brug denne skabelon til at skrive en stillingsannonce.
Jobkort
Vores virksomhed søger en erfaren kontorchef til at overvåge vores daglige drift og kontorledelse. Kontorchefen vil vurdere kontorsystemer, kontorprocedurer, kontoradministration og kontorleverandører. Samt vurdere arkivsystemer og generelle administrative opgaver for designfejl eller driftsfejl.
Vores ideelle kandidat er en person, der kan designe, implementere og opretholde effektive kontorprocedurer og protokoller.
Kontorchefens opgaver og ansvar
Eksempel på jobopgaver og kontorchefansvar. Kontorchefstillinger bør overvåge følgende:
- Gennemgå kontorudstyr, kontorleverandører og andre tjenesteudbydere for effektivitet og effektivitet.
- Gennemgå personaleprocedurer og protokoller.
- Design nye personaleprocedurer og protokoller i henhold til effektivitetsgenerering, sikkerhedsretningslinjer og andre interne faktorer.
- Gennemgå det administrative personales drift og forbedre den generelle kontorledelse ved at tildele administrative opgaver mere effektivt.
- Overvåg kontorbudgettet for kontorartikler.
- Organiser kontordrift på måneds-, kvartals- og årsbasis. Sørg for, at politikker og procedurer bliver opdateret.
- Overvåge den generelle kontorpolitik og foretag ændringer med kontorpersonalet i henhold til ledelsens mål.
- Overvåge processen med at planlægge aftaler og planlægge møder for medarbejdere.
- Tildel arbejde til en administrativ assistent for at implementere nye kontorpolitikker, procedurer og operationer.
- Fuldfører driftskrav ved at tildele medarbejdere.
- Angiv historikreference fra procedurer, der vedrører opbevaring, beskyttelse, genfinding, overførsel og bortskaffelse af fortrolige optegnelser eller menneskelige ressourcer.
- Support og vedligeholdelse af kontorsystemer og supervision af medarbejdere.
- Vedligeholde kontorfaxmaskiner og printere. Håndtere administration af kontorydelser.
- Assistere med besvarelse af indgående telefonopkald, håndtering af indkøbsordrer, indkøb af kontorartikler og opgørelse.
- Håndter medarbejderforespørgsler og spørgsmål vedrørende kontoradministrationsproblemer (f.eks. ødelagte printere, telefonsystemer, faxmaskiner).
- Overvåg den generelle kontoreffektivitet. Brug administrativ support til at hjælpe dig.
- Overhold kontorpolitikker. Og implementere kontorpolitikker. Vedligehold kontorlejeoplysningerne. Og ændre kontorets layout for at holde kontoret kørende for medarbejderne.
- Skab et behageligt arbejdsmiljø og overvåg den organisatoriske effektivitet af kontorudstyr.
- Administrer indkøb af udstyr, kontorfunktioner og hjælp med at træne nye medarbejdere og hilse på besøgende.
Lægekontorleder Opgaver og ansvar
- Assistere med en større mængde medicinske kontoropgaver.
- Bestil medicinske forsyninger.
- Brug HRIS- og ATS-systemer til at udvide kontormedarbejderstørrelsen.
- Overvåge optagelsesprocedurer og forsikringsprocedurer.
- Nøjagtig varetagelse af administrative opgaver.
- Planlæg aftaler og brug MS Office til at skrive juridiske breve.
Byggekontorleder Opgaver og ansvar
- Hjælpe med at arrangere kontorartikler.
- Håndtere at lave kontorartikler.
- Deltage i møder med den øverste ledelse, assistere med organisationens generelle HR-funktion.
- Koordinere projekter og overvåge indkøb.
Tandlægechef Opgaver og ansvar
- Følg sundheds- og sikkerhedspolitikker.
- Arbejd tæt sammen med forsikringsudbydere for at hjælpe med økonomiske arrangementer.
- Sørg for, at kontoret er OSHA og HIPAA godkendt.
Kiropraktisk kontorchef Opgaver og ansvar
- Administrer et team af front office-assistenter.
- Håndtere den forsikringsrelaterede fakturering.
- Besvar telefoner og planlæg patienter.
- Assistere med nyt patientflow.
Business Office Manager opgaver og ansvar
- At yde generel administrativ støtte til alle medarbejdere.
- Håndtere lagerbeholdning af kontorartikler.
- Vær på udkig efter alle muligheder for at spare virksomheden penge.
- Forbedre virksomhedens procedurer.
- Koordiner med IT-afdelingen for at sikre, at kontoret er opdateret med al software, hardware og andre konferencebehov.
Front Office Manager Opgaver og ansvar
- Udfør almindelige HR-opgaver.
- Styre kontordrift. Og sikre, at de kvartalsvise forretningsmål bliver opfyldt.
- Overvåge en stab af mange kontorassistenter og administrative assistenter.
- Håndter kundeklager og forespørgsler.
- Udarbejdelse af breve til juridiske formål eller andre transaktioner.
Ejendomskontorchef Opgaver og ansvar
- Sørg for, at alle fakturaer betales til tiden.
- Håndtere kontrakt- og prisforhandlinger.
- Mød potentielle kunder. Og bistå med papirarbejde/juridisk arbejde.
- Overvåge alle postopgaver. Herunder indgående og udgående post.
Kontorledelsesopgaver og -ansvar
- Sørg for, at kontoret overholder alle kontorpolitikker.
- Assistere med planlægning af firmaarrangementer.
- Arbejd tæt sammen med ansættelsesledere for at hjælpe med eventuelle HR-opgaver.
- Hold personaleregistreringer organiseret og klar til brug.
- Overvåg et årligt budget for alle kontorleverandører.
- Sikre en velfungerende daglig drift af kontoret og kontorpersonalet.
- Administrer kontorbudgetter med personale, leverandører og kunder.
- Implementering og vedligeholdelse af procedurer.
Krav til kontorchef
Kvalificerede kandidater skal have følgende kvalifikationer:
- Bachelorgrad i Business Administration foretrækkes.
- Gymnasieeksamen foretrækkes.
- Tidligere erfaring som direktionsassistent er i orden.
- Har tidligere erfaring i en kontorchefrolle foretrækkes.
- Tidligere erfaring i rollen som HR-medarbejder er et plus.
- En høj grad af interpersonelle færdigheder og fremragende kommunikationsevner.
- Vær komfortabel i et velorganiseret, fleksibelt, støttende kontor med forskellige mennesker.
- Gode problemløsningsevner. Detaljeorienteret. Computerfærdigheder. Evne til at bruge Microsoft Office-pakken.
- Fremragende tidsstyringsevner og evne til at multitaske og prioritere arbejde.
- Brug af Microsoft Office-software.
Ressourcer til kontorchef
- Kontorlederes sammenslutning af sundhedsudbydere
- Sammenslutningen af udøvende og administrative fagfolk
- Certificeret Business Office Manager (CBOM)
- Certified Administrative Professional (CAP)
Relaterede jobbeskrivelser
- Administrativ assistent Jobbeskrivelse
- Office Administrator Jobbeskrivelse
- Administrativ medarbejder Jobbeskrivelse
- Executive Assistant Jobbeskrivelse
- Administrativ koordinator Jobbeskrivelse
- Forskningsassistent Jobbeskrivelse
- Juridisk sekretær Jobbeskrivelse
- Programassistent Jobbeskrivelse
- Kontorassistent Jobbeskrivelse
- Virtual Assistant Jobbeskrivelse
- Operations Manager Jobbeskrivelse
- Kontorchef Jobbeskrivelse
- Receptionist jobbeskrivelse
- Lægeassistent Jobbeskrivelse
- Paralegal jobbeskrivelse
- Personlig assistent jobbeskrivelse
