Ikke til stede meddelelser og svar (8 skabeloner til brug)

Out Office Messages 152360

Skabeloner til udefrakommende beskeder til brug. Når du er væk fra arbejde, er udefrakommende beskeder automatiske e-mail-svar eller autoresponder-e-mail-beskeder, der går ud til kolleger, kunder og klienter.

De informerer folk om, at du ikke kan kommunikere med dem, og hvornår de kan forvente et svar på deres e-mails. Du skal muligvis tilføje forskellige fakta i beskeden afhængigt af, hvorfor du er væk fra kontoret.

Aktiver venligst JavaScript

ude af kontoret besked

Hvad er autoresponder-e-mail-beskeder, og hvordan bruger du dem?

Når du kontakter en, der midlertidigt ikke er tilgængelig, vil du modtage et autoresponder-e-mail-svar, også kendt som en automatisk e-mail. Disse meddelelser giver dig typisk oplysninger som:

Hvor længe vil personen være utilgængelig?

Hvis de ikke er tilgængelige, skal kontaktoplysninger for, hvem du skal kontakte, få oplyst.

Hvornår vender de tilbage?

Hvis du ved, at du ikke vil besvare e-mails i et stykke tid, er udefrakommende beskeder afgørende. De forklarer, hvorfor du kommer for sent, og hvordan de kan modtage de oplysninger eller tjenester, de har brug for, mens de er væk.

Hvad er betydningen af en ude af kontorets besked?

Kolleger, kunder og abonnenter, især dem inden for kundeservice, marketing og kommunikation, ønsker hurtige svar og løsninger på deres bekymringer. Beskeder uden for kontoret forklarer, hvorfor du ikke vil være i stand til at reagere med det samme på en høflig, kortfattet og professionel måde. Hvis du skal være væk i en dag, en uge eller flere måneder, kan du sende en OOO-besked.

Følgende er nogle af grundene til, at du måske ønsker at opsætte en fravær-meddelelse:

Tager på tur.
Deltagelse i en konference, workshop eller forretningsmøde.
At være på barsels-, syge- eller sabbatsorlov.
Tag en fridag for dig selv.
Gør klar til en aftale.

Oplysninger som disse kan være inkluderet i fraværmeddelelser:

Hvorfor er du væk?
Hvor længe vil du være væk?
Datoen du kommer tilbage.
Hvem skal du kontakte i en nødsituation eller behov for hurtig assistance?

Du kan tilføje ekstra data afhængigt af dit professionelle ansvar og de oplysninger, du tror, dine kontakter vil have, mens du er væk.

De fleste professionelle e-mail-applikationer giver dig mulighed for at oprette to OOO-beskeder samtidigt, en til interne kolleger og eksterne forretningskontakter.

Hvad skal man ikke sige i et automatisk svar

Professionalisme og realisme bør opretholdes i ude af kontorets beskeder. Det ville hjælpe, hvis du holdt dig væk fra:

ude af kontoret besked

Eksempler på udefrakommende beskeder

Baseret på typen er der nedenfor mulige OOO-beskeder at overveje:

Grundlæggende
Venlige
Indre
Ferie
Konference
Midlertidig
Uopnåelig
Mens jeg ikke er på kontoret, overvåger jeg mine e-mails.
Ferie
Forældreorlov (barsel eller fædre)
Orlov af medicinske årsager
Forfremmelse
Førende generation
Kontaktdeling på sociale medier

Grundlæggende

Ofte er alt hvad du behøver for at udtrykke de væsentlige data vedrørende dit fravær en kort og professionel OOO-note.

Hej,

Tak fordi du tog dig tid til at skrive til mig. Jeg vil være ude af kontoret indtil den 29. maj og vil kun have begrænset adgang til e-mail i det tidsrum. Kontakt venligst vores reklameagent, Jules Palmer, på[e-mail beskyttet]eller 433-485-8476, hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp. Ellers vil jeg besvare din mail, når jeg vender tilbage.

Med venlig hilsen

1255 engelnummer

Emerson Palmer

Venlige

Hvis du normalt kommunikerer på denne måde, kan din OOO-besked være mere tilgængelig. Venlige eller sjove beskeder uden for kontoret kan for eksempel være mere velegnede til professionelle på sociale medier.

Hej!

Tak fordi du tog kontakt! Jeg er nu i New York til min søsters bryllup, og jeg har tænkt mig at holde ferie fra e-mail for at støtte hende på hendes særlige dag. Når jeg vender tilbage til kontoret den 19. august, vil jeg besvare alle dine beskeder. Hvis du har brug for hjælp inden da, bedes du kontakte Gerry Smith, min assistent, på[e-mail beskyttet]

Hav en vidunderlig dag!

Marla Smith

Indre

Du kan give detaljer relateret til de projekter, du arbejder på, hvis du sender en OOO-besked til interne kontakter inden for din virksomhed eller afdeling. Afhængigt af din virksomheds kultur kan du også få lov til at bruge en mindre professionel tone.

Hej med dig,

Jeg er ude af kontoret indtil den 14. april, og jeg vender tilbage til dig hurtigst muligt. Jeg har lagt kopier af tegningerne til North Apex-projektet på serveren i mappen Current Project, hvis du har brug for dem. Kontakt venligst Bryan, hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp.

Tak,

Craig

Feriebehandler

Når du er på ferie, så lad dem vide, hvornår du er væk, så de ved, hvornår de skal forvente et svar, eller hvem de skal kontakte i stedet.

Hej!

Jeg holder ferie fra 1. til 18. april, og jeg vil være fraværende fra e-mail i den periode. Hvis din kommunikation kan vente, vil jeg vende tilbage til dig, så snart jeg kan. Kontakt venligst HR-koordinator Carl Exter på[e-mail beskyttet]eller 434-857-3846 for presserende problemer.

Med venlig hilsen

Brandon Lee

Konference

Hvis du deltager i en virksomhedskonference, skal du sende en fraværende besked til andre deltagere for at fortælle dem, at du er åben for netværk. Dette er også en mulighed for at vise andre, at du er engageret i din faglige udvikling.

Hej,

Mange tak for din besked. I Denver, Colorado, er jeg væk fra arbejdspladsen til det årlige CCIA-møde. Jeg overvåger e-mail regelmæssigt, men hvis du har brug for hjælp med det samme, bedes du kontakte Lauren Smith, min assistent, på[e-mail beskyttet]eller 334-483-8173.

Jeg vil meget gerne mødes med dig, hvis du også er i Denver i denne uge! Kom venligst forbi stand 618 eller ring til mig på 443-833-8273.

Bedst,

Darren

Midlertidig

Professionelle, der forventes at tjekke e-mail og kommunikere ofte, kan være nødt til at sætte OOO-beskeder op, hvis de forlader arbejdspladsen i mere end et par timer. Hvis du skal til en aftale, men kommer tilbage senere på dagen, eller hvis du skal til et møde, er denne form for kommunikation gavnlig.

Hej,

Mange tak for din besked. I dag den 12. marts vil jeg være væk fra mit arbejde fra kl. 11.00 til kl.16.00. for en aftale. Jeg vil have begrænset adgang til e-mail, så kontakt venligst Susan Andrews på[e-mail beskyttet]eller 938-443-2219, hvis du har brug for noget akut. Jeg svarer, så snart jeg er tilbage på kontoret, hvis din e-mail kan vente.

Tak,

Rene Ryan

Uopnåelig

Hvis du ikke har adgang til din e-mail, skal du fortælle dine kontakter det og give dem andre muligheder for at få support eller information.

Hej,

Jeg er ude af kontoret og vil først kunne reagere på din besked den 12. september, når jeg vender tilbage. Kontakt venligst Sonny Andrews på[e-mail beskyttet]eller 443-485-8475 med eventuelle spørgsmål eller bekymringer, du måtte have indtil da.

Med venlig hilsen

888 engel nummer

Ashley Parker

OOO men tjekker e-mail

Nogle fagfolk tjekker og reagerer endda på e-mails, når de ikke er på kontoret. Hvis du har til hensigt at tjekke e-mail regelmæssigt, skal du informere afsendere om at forvente et svar, men det kan blive forsinket.

Hej med dig,

Tak fordi du tog dig tid til at skrive til mig. Jeg er ude af kontoret fra den 1. til 18. december for at holde en workshop. Jeg vil overvåge e-mail i løbet af dagen og vil gøre alt for at reagere på beskeder så hurtigt som muligt (marker venligst hastemeddelelser som høje vigtighed). Kontakt venligst Cindy Wue på[e-mail beskyttet]eller 443-485-4876, hvis du har brug for nødhjælp.

Modtag venligst min dybeste taknemmelighed for din tålmodighed.

Pam

Ferieferiesvar

Ferieselskabernes praksis adskiller sig under væsentlige ferier. Selvom dine kontakter måske ikke forventer, at du arbejder på en ferie, så lad dem vide, hvor tilgængelig du vil være i dagene op til og efter ferien.

Hej,

Vores kontorer vil være lukket fra 2. december til 29. december. Du kan ringe til mig på min mobiltelefon på 443-844-4854, hvis du har en nødsituation. Når jeg vender tilbage til mit arbejde mandag den 29. december, svarer jeg på din besked.

De bedste ønsker for ferien,

Susan Tan

Forældreorlov (barsel eller fædre)

Afhængigt af hvor du bor og arbejder, kan barselsorloven vare fra 10 uger til seks måneder eller mere. Du skal føre folk hen til den person, der vil påtage dig dine opgaver.

Hej,

Fra den 14. februar til den 12. maj skal jeg på barsel. Patrick Andrews, vores fremragende ledende grafiske designer, vil stå for mit regnskab i denne periode. Han kan nås kl[e-mail beskyttet]eller ved at ringe til 445-484-8744.

Med venlig hilsen

Claire Becker

Orlov af medicinske årsager

Antag, at du skal opereres eller lider af en lidelse, der kræver en langvarig behandling eller bedring. I så fald bør du inkludere disse oplysninger i din fraværsmeddelelse, så dine kontakter respekterer dit privatliv og din tid, mens du kommer dig.

Hej,

Tak fordi du tog dig tid til at skrive til mig. Fra 4. juli til 31. juli vil jeg være væk fra kontoret på sygeorlov. Jeg overvåger e-mail regelmæssigt, men kontakt venligst Amy Ryan ([e-mail beskyttet]885-444-8574).

Tak for din tålmodighed og forståelse.

Harper Reid

Forfremmelse

Selvom de er væk, vil marketing- og salgsprofessionelle måske ønske at promovere deres indhold, hjemmeside, blog eller tjenester. I deres OOO-beskeder kan de tilføje links til elementer eller oplysninger.

Hej med dig,

Tak fordi du tog dig tid til at skrive til mig. Jeg er ude af kontoret indtil den 15. august, og så svarer jeg på din mail. Nyd et gratis uddrag fra vores nye e-bog '20 nøgler til at drive virksomhedsvækst' i mellemtiden. Hvis du kan lide at læse, så gå til 10stepstosuccess.com at købe og downloade hele bogen. Kontakt venligst Ryan Andrews, vores marketingassistent, på[e-mail beskyttet]eller 333-844-3486 for presserende problemer.

Med venlig hilsen

Gabby Ryan

Førende generation

Mens du er væk, så lad din ikke-tilstedeværende besked generere kundeemner. Tilskynd afsenderen til at tilmelde sig din virksomheds nyhedsbrev, webinar, onlinekursus eller andet forretningsudviklingsværktøj.

Hej,

Tak fordi du kontaktede mig via e-mail. Jeg er ude af kontoret indtil den 2. juni med begrænset adgang til e-mail. Kontakt venligst Ricky Smith på[e-mail beskyttet]på 443-448-8473, hvis du har brug for hjælp, før jeg vender tilbage.

Vidste du, at vi laver et månedligt webinar om aktuelle sundhedsproblemer? Vores topprofessionelle besvarer spørgsmål fra et live online publikum hver tirsdag i måneden. Klik her for at indsende dit spørgsmål eller tilmeld dig vores kommende webinar om forebyggende pleje.

Med venlig hilsen

Ryan sanger

Brug af sociale medier

Ved at anmode kontakter om at følge dig på en eller flere sociale mediekonti, kan du bruge din OOO-besked til at udvide dit personlige eller virksomhedens sociale mediepublikum.

bedste gaver til unge voksne

Hej med dig,

Tak fordi du tog kontakt! Jeg er ude af kontoret og vender tilbage den 14. juli for at besvare e-mails. Følg os på alle de førende sociale medier for at holde dig opdateret på alle de store begivenheder hos Red Ventures, mens jeg er væk. Jenny Covit, min kollega, kan nås kl[e-mail beskyttet]for hurtig hjælp.

Hav en vidunderlig dag,

Og Drape

Deling af kontaktoplysninger

Folk, der overvåger mange projekter eller forventer at modtage et stort antal e-mails, mens de er væk, vil måske inkludere en række kolleger, som afsendere kan kontakte.

Hej,

Jeg holder ferie fra 14. februar til 21. februar med begrænset adgang til e-mail. Kontakt venligst min kollega, Betty Jean, kl[e-mail beskyttet]hvis du har brug for hjælp til din skat, mens jeg er væk. Tøv ikke med at kontakte vores senior auditor, Ryan Breck, på rbreck@company., hvis du har spørgsmål til revision. Kontakt venligst min assistent, Corey Sue, på 334-555-4483, hvis du vil have kopier af de finansielle papirer.

Ellers, når jeg vender tilbage, vil jeg hurtigt reagere på din besked.

Med venlig hilsen

Ryan Smith

Sjov ude af kontoret besked

Her er en sjov kontor-autoresponder-e-mail-besked til brug:

Hej,

Ja. Dette er en auto-responder e-mail-meddelelse. Det betyder, at jeg er et andet sted end min computer. Forhåbentlig er jeg på en strand og nyder livet med en drink i hånden. Hvis jeg ikke er det, bedes du straks kontakte nogen for at hjælpe mig med at komme til stranden.

OK, i fuld alvor, kontakt venligst Susan på[e-mail beskyttet]for øjeblikkelig hjælp. Og når jeg vender tilbage, vil jeg svare på din besked omgående.

Tak skal du have!

Ikke til stede e-mail-skabelon til brug

Brug følgende e-mailskabelon til autosvar til at portere indgående meddelelser til den rigtige person. Brug følgende professionelle udefrakommende beskedskabelon:

Hej,

Jeg er ude af kontoret indtil [Dato] af [Reason]. Hvis du har en besked, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed, skal du kontakte [Navn] på [E-mailadresse] og [Telefonnummer]. De er blevet underrettet om min tjenestefrihed og er der for at hjælpe.

Jeg planlægger at vende tilbage den [Dato].

Tak for din tålmodighed.

[Dit navn]

[Din kontakt-e-mailadresse]

For at indstille en auto-responder-meddelelse gennem Google Business eller Gmail , gå til toppen af siden. Og gå til ikonet Indstillinger. Klik på det, og gå derefter ind i 'Se alle indstillinger'. Derfra skal du rulle ned til, hvor der står 'Feriesvar', og du vil være i stand til at placere dine autoresponder-e-mail-beskeder på kontoret, typisk ved at bruge en start- og slutdato.

Når du har gemt dette, vil autosvar-beskeder blive sendt til enhver indgående e-mail ved hjælp af automatiske svar.

Lær, hvordan du opsætter automatiske svar for en gruppe.